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辦公自動化（office automation，簡稱oa）是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。我國的oa經(jīng)過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品?，F(xiàn)在，辦公自動化到底要解決什么問題呢？我們說，辦公自動化就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。

誤區(qū)一：自己開發(fā)

自己開發(fā)oa更能夠滿足自身要求，還可以隨時升級、維護，可控性強，能避免上當受騙，但實際上呢？

首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學科技術(shù)，包括計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個需要綜合各種人才的團隊工程，一個或者幾個普通程序員已經(jīng)很難做好；

其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，往往只能對市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆，不能夠真正實現(xiàn)提升管理水平的目的；

再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會嚴重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期；

最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費大量的人力、物力、財力、管理、時間成本，不可控因素很多，綜合費用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。

因此除了個別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不要自己開發(fā)。

誤區(qū)二：功能越全越好

只要你肯付錢，系統(tǒng)的功能是可以無限擴充的，但這是你必需的么？

首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；

其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護越麻煩；

再次，功能多一點，價格多一片，一次性投入太大；

最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風險增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。

選購OA系統(tǒng)時應(yīng)該考慮一下自己的實際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點，那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。

其實，就oa的功能來說，無論是冠群、聯(lián)想、用友、合強還是不知名的小公司， 80%的內(nèi)容都是相同的，只不過應(yīng)用深度不同。而oa的功能每增加10%，價格至少會增加100%-300%，經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費用。

需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點，有的oa集成了人事、客戶、財務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理系統(tǒng)，只能做最簡單的記錄和備份工作。

誤區(qū)三：價格越貴越好

選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問題就越少？

首先，判斷一個OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價格，而是看它是否適合自己；

其次，價格越高，投入越大，負擔越重，風險越高；

再次，選擇價格昂貴的名牌產(chǎn)品，其實是在替廠家支付廣告費；

最后，產(chǎn)品可能沒有產(chǎn)品化，開發(fā)商還是按照項目在做，沒有成本優(yōu)勢。

我曾經(jīng)看到一個小公司在網(wǎng)站上給自己的oa標價360000元，而銷售人員居然連它的功能都說不清楚，在線試用了一下，簡直是一塌糊涂。這就告誡選購者千萬擦亮眼睛，別迷信“一分價錢一分貨”，小心被奸商砸著。

誤區(qū)四：價格越低越好

價格低固然是好事，但是如果低到8000元以下就值得懷疑了，這里面是否有貓膩？

首先，質(zhì)量問題。這種價格極低的oa多是小公司和個人開發(fā)的，還有是個人離職后從原來的企業(yè)里帶出來的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級性、版權(quán)等都沒有保障；

其次，隱性成本。有的系統(tǒng)看起來便宜，但是有用戶數(shù)限制，比如某OA系統(tǒng)報價5800元，但是只支持20個初始用戶，另外每增加10個人需付2000元，這樣50個人的單位就得11800元，還有比這個更高的用戶費呢。

最后，服務(wù)問題。這種系統(tǒng)一般無法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費。系統(tǒng)的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，系統(tǒng)報價應(yīng)該包括一個合理的后續(xù)服務(wù)的費用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù)費就成了一個無底洞。

記住，過低的報價往往損失了系統(tǒng)應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對客戶的不負責任。

還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價格銷售，比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。

誤區(qū)五：系統(tǒng)越透明、開放、越自由越好

網(wǎng)絡(luò)辦公就是讓一切都變得透明、開放、自由么？

開放必須是相對的，如果所有員工都可以在網(wǎng)上隨意瀏覽單位的財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要文件，就很容易造成泄密，給企業(yè)帶來不可估量的損失。

為解決開放和保密的矛盾，好的OA系統(tǒng)都可以讓用戶很方便的進行權(quán)限設(shè)置，這樣既方便各種文件在系統(tǒng)內(nèi)的統(tǒng)一管理又保證安全，管理者根據(jù)職位高低給員工設(shè)置不同的訪問權(quán)限，只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到。ibm的OA系統(tǒng)解決方案是軟硬件一體化的，具有更高的安全性。

誤區(qū)六：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式

如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我要問：這樣的系統(tǒng)價值在哪里？

首先，系統(tǒng)必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點，因為這是系統(tǒng)的作用所在，價值體現(xiàn)；

其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；

再次，oa的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。

因為OA系統(tǒng)是對舊模式的改造，所以會與舊有的辦公習慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革，從觀念和行動上除舊納新。

所以應(yīng)該選擇那些具有先進的管理思想，能夠產(chǎn)生推動作用OA產(chǎn)品，而不是一味的追求符合自己的使用習慣和使用上的簡單，也要主動的去適應(yīng)系統(tǒng)，因為推動管理進步是應(yīng)用系統(tǒng)的最終目的。

為了讓用戶能夠順暢的工作。優(yōu)秀OA系統(tǒng)均可以讓用戶自定義工作流，化解了系統(tǒng)模式化與單位個性化的之間的沖突。

誤區(qū)七：大企業(yè)開發(fā)的一定好

大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？

首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強某個系統(tǒng)或者硬件，卻不一定能做好oa，因為它們是不同的概念；

其次，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價格驚人，往往是普通oa的數(shù)倍甚至數(shù)十倍；

再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA系統(tǒng)；

最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，因為中小企業(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實用，因為他們對中小企業(yè)理解更直接，更深刻。

誤區(qū)八：選一個OA系統(tǒng)來徹底改善管理

單位管理混亂，能通過一個系統(tǒng)來解決問題么？

首先，管理混亂是因為沒有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行；

其次，oa是一個工具，不具有主觀能動性，管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成；

再次，oa的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。

所以，過低或過高的看待oa的作用都是不正確的，只有提高整個單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用oa，oa與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進。

誤區(qū)九：一步到位，一勞永逸

一步到位就能一勞永逸么？首先，企業(yè)發(fā)展不會一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進中；

其次，產(chǎn)品發(fā)展不會一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時刻更新；

再次，社會發(fā)展不會一步到位，社會進步突飛猛進，要么創(chuàng)新，要么淘汰。

任何系統(tǒng)都是滿足當前乃至未來一段時間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。系統(tǒng)沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進，才會保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇系統(tǒng)的時候，應(yīng)該選擇那些易于擴充升級的。

誤區(qū)十：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù)

服務(wù)既費錢又麻煩，找個完善的oa來省卻諸多煩心事？

首先，買系統(tǒng)只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個長期的過程，沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的；

其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進、持續(xù)領(lǐng)先的機會；

再次，單位自己的維護人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。

其實從長遠看，系統(tǒng)商的服務(wù)更專業(yè)，并且風險和成本更低，現(xiàn)在很多著名大企業(yè)都將it服務(wù)外包，說明還是值得去做的。

總結(jié)來說，選擇oa有5大標準，那就是理念先進，功能適用，使用方便，服務(wù)到位，價格合理。其中最重要的一點就是“適用”，買系統(tǒng)之前一定先問問自己：我為什么要用oa？我用oa主要解決哪方面的問題？我準備用這套oa解決幾年內(nèi)的問題？我主要用oa的哪些功能？哪些人、多少人要用oa？我能承受什么價格的oa……必須形成清晰的分析報告，而不是憑模糊的感覺來判斷，這樣你就可以將主動權(quán)掌握在自己手里，而不被賣家的花言巧語所蠱惑和欺騙。

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