檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要意義，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)在專(zhuān)門(mén)的檔案室里保存，有時(shí)候類(lèi)別一多，查找的過(guò)程就會(huì)變得繁瑣，申請(qǐng)人需要經(jīng)過(guò)負(fù)責(zé)人的審批，然后帶著審批條給檔案室負(fù)責(zé)人確認(rèn)，接著幫忙在登記本翻閱，然后再去相應(yīng)的放置地點(diǎn)尋找，這樣的操作方式，不僅浪費(fèi)時(shí)間，更是降低工作效率。

隨著無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，將瑣碎的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為電子形式，在OA系統(tǒng)的檔案管理模塊中就可以實(shí)現(xiàn)。

就拿天生創(chuàng)想OA系統(tǒng)為例，檔案管理里面添有新建檔案、檔案查閱、借閱審批、檔案類(lèi)別，它們是如何實(shí)現(xiàn)檔案工作以簡(jiǎn)馭繁的呢？

1、新建檔案

一般來(lái)說(shuō)，新建檔案在OA系統(tǒng)中是有權(quán)限設(shè)置的，由檔案管理人負(fù)責(zé)建立，可自行設(shè)定保存期限、存放位置，便于日常辦公管理，例如合同檔案、員工檔案等等。

2、檔案查閱

OA系統(tǒng)的檔案查閱，是對(duì)相關(guān)可查閱人員進(jìn)行開(kāi)放的，比如重要檔案，只有直接領(lǐng)導(dǎo)可查閱；可公開(kāi)的檔案，需經(jīng)過(guò)審核人員審批通過(guò)后才能查閱。

檔案查詢(xún)包含了檔案查詢(xún)、等待借閱、已借檔案、已歸還檔案四個(gè)模塊。通過(guò)檔案查詢(xún)可知曉公開(kāi)的檔案及所屬類(lèi)目，若是有人借閱了檔案，在已借檔案模塊可以查詢(xún)到借閱人員，并記錄在OA系統(tǒng)中。

遇到多人同時(shí)查閱同一個(gè)檔案，可以在等待借閱中登記并進(jìn)行排隊(duì)，這樣的簡(jiǎn)單方式，使員工不會(huì)因沒(méi)有及時(shí)看到檔案而起沖突。已歸還檔案，讓管理人員對(duì)檔案管理有跡可循，改變了檔案管理人的繁瑣模式。

3、借閱審批

借閱檔案不是單單提交申請(qǐng)就可以，需要等待審批人員進(jìn)行審批，無(wú)論審批有沒(méi)有通過(guò)，會(huì)在“已審批”模塊中體現(xiàn)出來(lái)，審批通過(guò)后會(huì)在“已借出”一欄中顯示。

“檔案一覽”是可以瀏覽所有審批的檔案，包括等待審批、已審批、已借出的所有檔案，通過(guò)檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、申請(qǐng)周期進(jìn)行查詢(xún)，可以清楚看到檔案中的申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、審批人、審批日期、當(dāng)前狀態(tài)、操作等模式。

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